Das papierlose Büro und moderne Technologien sind in vielen kleineren aber auch größeren Unternehmen noch nicht im Alltag angekommen, vor allem wenn es um die Themen Finanzen und Buchhaltung geht. Dabei kann die digitale Buchhaltung viel Zeit und Geld sparen und noch dazu wesentliche Business-Herausforderungen lösen. Melanie Petersen von FastBill erklärt, welche das sind.
Was bedeutet digitale Buchhaltung?
Bei der digitalen Buchhaltung lösen digitale Prozesse und Automatisierungen einen Großteil der manuellen Arbeitsschritte ab. Mit Gesamtlösungen in Form von Buchhaltungssoftware können Nutzer an einer zentralen Stelle Rechnungen schreiben, verwalten, verschicken, mit Bank-Zahlungen abgleichen und mahnen lassen. Sie können Belege sammeln, Zahlungsfristen im Blick behalten und sogar direkt aus der Software heraus Zahlungen tätigen. Auch die Kontierung, die Umsatzsteuervoranmeldung und die Übertragung an den Steuerberater lassen sich mit einer Buchhaltungssoftware digital abbilden.
Welche Vorteile bringt die digitale Buchhaltung?
Durch die digitale Buchhaltung fällt ein Großteil der Papierflut weg. Belege können digital angefordert werden und die restlichen Papierbelege werden einmalig digitalisiert und abgeheftet. In einem Onlinetool findet man im Handumdrehen Belege und muss nicht in Papierordnern wühlen. Zudem hat man den großen Vorteil, dass alle Unterlagen von überall einsehbar sind, wenn eine Online-Buchhaltungssoftware genutzt wird.
Liegen alle Daten digital vor, ermöglicht dies zudem wertvolle Auswertungen. So können Einnahmen und Außenstände in Echtzeit eingesehen werden. Automatisierungen sparen zusätzlich Zeit und entbinden Mitarbeiter von frustrierenden wiederkehrenden Fleißaufgaben.
Für einen Finanzüberblick muss man sich nicht mehr in verschiedene Bankkonten einloggen oder Excellisten pflegen. Mit einem Buchhaltungstool sieht man auf einem Blick, wie es dem Unternehmen geht und was die Kunden machen.
Bei welchen Business-Herausforderungen hilft die digitale Buchhaltung?
Liquidität verbessern / schneller bezahlt werden
Offene Posten sind bei der digitalen Buchhaltung quasi in Echtzeit sichtbar. Bei FastBill funktioniert das zum Beispiel durch den automatischen Bankabgleich. Unternehmer wissen so jederzeit, wie es um ihre Liquidität bestellt ist und können entsprechend handeln. Sie können aber auch noch einen Schritt weitergehen: Auch Zahlungserinnerungen und Mahnungen lassen sich mit FastBill automatisieren. Ein weiterer Vorteil für die Liquidität resultiert daraus, dass mit einer Buchhaltungs- und Rechnungssoftware unkompliziert mehrere Bezahlmethoden angeboten werden können, darunter Sofortbezahlmethoden. Ein solches Angebot für den Kunden führt durchschnittlich zu schnelleren Zahlungen.
Ortsunabhängiges Arbeiten möglich machen
Schon vor der Pandemie war der ortsunabhängige Zugang zur Buchhaltung ein enormer Vorteil. Aber spätestens seit Mitarbeiter teils unvorhergesehen aus dem Homeoffice arbeiten müssen, ist es so gut wie unabdingbar. Buchhaltungssoftware, die im Browser läuft und nicht zentral auf einem Computer installiert werden muss, ist von jedem beliebigen Gerät spontan erreichbar und ermöglicht immer und überall Einsicht in die Buchhaltung. Auch Belege können so unkompliziert von unterwegs mit einer App eingescannt und direkt digital abgelegt werden.
Mehr Zeit fürs Kerngeschäft haben
Vor allem durch Automatisierungen, aber auch durch die zentrale Ablage sparen Unternehmer viel Zeit, die sie ins Kerngeschäft stecken können, zum Beispiel in Projekte oder Akquise. Ein gutes Beispiel, bei dem sich im Alltag viel Zeit sparen lässt, ist die Belegsammlung. FastBill bietet dafür verschiedene Lösungen: Zum einen können Belege mit der Scan-App von überall eingescannt und in FastBill hochgeladen werden. Zum anderen können Belege, die per Mail kommen, direkt in die FastBill-Inbox weitergeleitet werden und von dort mit wenigen Klicks weiterverarbeitet werden, im Premiumtarif werden sie sogar direkt zugeordnet, ohne händisches Zutun.
Aber auch bei schwierigen Themen und Sondersituationen, wie zum Beispiel der Mehrwertsteuersenkung während der Pandemie, ist eine Buchhaltungssoftware hilfreich und erspart oft die eigene Recherche.
Sicherheit in Sachen Recht und Fristen haben
Allein bei der Rechnungsstellung gibt es eine Menge zu beachten, damit man sich im rechtlich sicheren Rahmen bewegt. Ein Rechnungstool sorgt dafür, dass fortlaufende Rechnungsnummern gegeben sind, dass die Rechnungen GoBD-konform sind und die Aufbewahrungspflicht erfüllt wird. Zudem weist es darauf hin, wenn die Pflichtangaben nicht vollständig sind.
Auch in Sachen Fristen geht man mit einer Buchhaltungssoftware auf Nummer sicher – sei es bei der Umsatzsteuervoranmeldung oder der Steuererklärung. Denn alle Unterlagen hat man bereits zusammen und so rechtzeitig den Überblick über eventuell fehlende Belege.
Zusammenarbeit mit dem Steuerberater verbessern
Die digitale Buchhaltung bietet viele Vorteile bei der Zusammenarbeit mit dem Steuerberater, da viele Steuerberater bereits digital arbeiten. Mit einem Zugang zu den in der Software hinterlegten Daten können Unternehmer die Zusammenarbeit maximal optimieren. Zudem gibt es keinen nervigen Pendelordner mehr und man selbst hat weiterhin jederzeit Zugriff auf die Unterlagen, die sonst beim Steuerberater liegen.
Jedes digitale Buchhaltungstool ist im Umfang etwas anders aufgestellt. FastBill setzt seinen Schwerpunkt vor allem auf die Automatisierung wiederkehrender Aufgaben, eine einfache Handhabung und die Kompatibilität mit anderen Tools, sodass die gesamten Workflows und Geschäftsprozesse ideal miteinander verbuden sind. Einen Überblick über alle Funktionen gibt es auf fastbill.com, weitere Tipps zur Buchhaltung und Automatisierung finden sich auf dem FastBill Blog.
FastBill ist ein Kooperationspartner der TARGOBANK. Exklusiv für TARGOBANK Geschäftskunden gilt: Sichern Sie sich den Vorteilspreis und sparen in den ersten 12 Monaten 50%.