Buchhaltung, Buchführung, Bilanz, Gewinnermittlung – ist das nicht alles das gleiche? Nicht ganz. Wer seinen Betrieb wirtschaftlich erfolgreich führen will, kommt an ein paar Grundkenntnissen nicht vorbei. Denn Selbstständige und Betriebe sind in Deutschland verpflichtet, ihre Betriebseinnahmen und -ausgaben für die Steuer nachzuweisen. Dabei gelten unterschiedliche Pflichten.
Tatsächlich meint Buchhaltung die Abteilung eines Unternehmens, in der Buchhalter für die Buchführung zuständig sind. Soweit, so einfach. Komplexer wird es bei der Buchführung. Denn die muss jeder Betrieb, Kleinunternehmer und Selbstständiger für sich organisieren – mit oder ohne eigene Buchhaltungsabteilung.
Bei der Buchführung werden alle Geschäftsvorgänge anhand von Belegen aufgezeichnet. Die Buchführung gibt damit den Status eines Unternehmens in Zahlen wieder und ist daher eine wichtige Informationsquelle – nicht nur für den eigenen Überblick, sondern auch für die Behörden. Denn auf dieser Basis legt das Finanzamt die Höhe der Steuer fest. Daher sind auch alle Unternehmer in Deutschland zu einer Gewinnermittlung verpflichtet.
Zwei Wege zur Gewinnermittlung: einfache und doppelte Buchführung
Die Buchhaltung unterscheidet grundsätzlich zwei Verfahren zur Gewinnermittlung: die doppelte Buchführung (Doppik), an deren Ende die Bilanz und Gewinn-und Verlustrechnung (GuV) stehen; und die einfache Buchführung, mit der eine Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) ermittelt wird. Welche Form der Buchführung für wen gilt, ist gesetzlich geregelt.
Wer ist zur doppelten Buchführung verpflichtet?
Die Pflicht zur doppelten Buchführung hängt im Wesentlichen von drei Kriterien ab: Sie gilt für Unternehmen mit den Rechtsformen KG, OHG, AG, GmbH und GmbH & Co. KG und für Gewerbetreibende, die im Handelsregister eingetragen sind. Außerdem müssen alle Einzelunternehmen die Doppik anwenden, die zwei Geschäftsjahre hintereinander mehr als 600.000 Euro Umsatz bzw. über 60.000 Euro Gewinn pro Jahr erwirtschaften. Alle anderen sind von der Pflicht zur doppelten Buchführung befreit und dürfen stattdessen die EÜR erstellen.
Wann die doppelte Buchführung auch freiwillig Sinn macht
Die freiwillige doppelte Buchführung kann durchaus Vorteile haben, zum Beispiel, wenn ein Betrieb schnell wächst, hohe Umsätze erzielt, einen großen Kundenstamm hat und daher einen besseren Überblick über die aktuellen Unternehmenszahlen benötigt oder auch größere Investitionen anstehen.
Die einfache Buchführung: Einnahmen und Überschuss-Rechnung ermitteln
Mit der einfachen Buchführung sollen die Finanzen, also Betriebseinnahmen und -ausgaben, übersichtlich dargestellt werden. Das heißt: Belege sammeln und nach Erlös- und Kostenarten sortieren. Mit dieser vereinfachten Buchführung werten ein Betrieb oder Selbstständige am Ende des Jahres ihre Einnahmen-Überschuss-Rechnung aus. Zu den Einnahmen gehören zum Beispiel Erlöse aus Warenverkäufen oder Honorare, zu den Ausgaben der Kauf von Werkzeugen oder Mieten. Übrigens: Bei der einfachen Buchführung gilt grundsätzlich der Zeitpunkt des Geldflusses, nicht das des Rechnungsdatums. Ergibt am Ende des Geschäftsjahres die Differenz von Einnahmen und Ausgaben ein Plus, ist man schon fast beim zu versteuernden Gewinn, der in der Steuererklärung angeben werden muss.
Die doppelte Buchführung: Bilanz und GuV erstellen
Der Name kommt nicht von ungefähr: Denn jeder Geschäftsvorfall wird bei der doppelten Buchführung auf mindestens zwei Konten erfasst – auf ein Konto und ein Gegenkonto. Dabei wird nach Soll und Haben gegliedert. Auf der Soll-Seite stehen Betriebsausgaben wie zum Beispiel Aufwendungen für Werkzeuge, Miete oder Kredite. Auf die Haben-Seite gehören zum Beispiel die Umsatzerlöse. Zum Ende des Geschäftsjahres erstellt der Betrieb seinen Jahresabschluss mit einer Bilanz und Gewinn- und Verlustrechnung; bei einer KG, OHG, AG, GmbH usw. kommt auch noch der sogenannte Anhang dazu. In der Bilanz ist dargestellt, wie finanzielle Mittel eingesetzt wurden und woher diese Mittel kommen – aus dem Eigenkapital oder Fremdkapital. Die GuV-Rechnung zeigt auf, welchen Gewinn oder Verlust der Betrieb gemacht hat. Im Anhang werden die Posten der Bilanz bzw. GuV-Rechnung erläutert und noch verschiedene Angaben rund um das Unternehmen sowie seine Bilanz und GuV-Rechnung gemacht.
Gut zu wissen!
In der Buchführung gelten sogenannte Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung (GoB). Dazu gehört auch die Belegpflicht: Keine Buchung ohne Beleg! Alles muss lückenlos aufgezeichnet werden. Für Dokumente gelten Aufbewahrungsfristen: Für die meisten Unterlagen sind das bis zu zehn Jahre. Und: Was digital reinkommt, wie Rechnungen per E-Mail, muss auch digital abgespeichert werden.