In der Metzgerei steht regelmäßig die Ehefrau des Fleischers hinter der Theke, für den Speditionsbetrieb macht die Tochter die Buchhaltung, und der Bruder des Architekten unterstützt bei der Kundenakquise. Viele Unternehmer, vor allem kleinere Betriebe oder Freiberufler, kommen ohne die Hilfe ihrer Angehörigen nicht aus. Hier gehört es zum Selbstverständnis, dass Kind und Kegel mit anpacken.
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1. Sozialversicherungspflicht
Klären Sie zunächst den Status: Das Arbeitsrecht regelt, ab wann die Mitarbeit im Familienbetrieb sozialversicherungspflichtig ist.
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2. Standard-Arbeitsvertrag
Setzen Sie einen Standard-Arbeitsvertrag auf, wenn Sie Partner oder Kinder anstellen. Es sollte ein Vertrag sein, den Sie auch mit einem fremden Dritten schließen würden. Regeln Sie darin die wesentlichen Rahmenbedingungen wie Arbeitszeiten und Urlaubstage.
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3. Gehalt
Zahlen Sie Ihren Angehörigen ein marktübliches Gehalt.
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4. Gehaltszahlung
Überweisen Sie die Gehaltszahlungen auf ein eigenes Konto des Angehörigen. Es sollte nicht das gemeinsame Familien oder gar das Betriebskonto sein. Das erleichtert Ihnen Buchhaltung und Steuererklärungen.
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5. Sozialversicherung
Melden Sie das Beschäftigungsverhältnis sofort dem Sozialversicherungsträger.
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6. Arbeitsnachweise
Ganz auf Nummer sicher gehen Sie, wenn Sie Arbeitsnachweise über die Mitarbeit führen.
Finanzvorteil Familie
Unabhängig vom familiären Pflichtgefühl haben solche Modelle aber auch handfeste finanzielle Vorteile. Steht etwa die Gattin auf der Mitarbeiterliste, kann ihr Gehalt als Betriebsausgabe von der Steuer abgesetzt werden. Zugleich bessern die Einkünfte der Frau die gemeinsame Familienkasse auf. Darüber hinaus ist sie sozialversichert und kann Punkte für die Rente sammeln. Allerdings kennt auch der Fiskus diese Vorteile und schaut daher ganz genau hin, wenn sich Verwandte gegenseitig anstellen. Kommen bei einer Prüfung dann auch nur geringe Zweifel auf, drohen unter anderem Steuernachzahlungen oder der Verlust der Rentenansprüche. Unternehmer sollten daher ein paar wichtige Regeln im Blick behalten.
Sozialversicherung nur bei abhängigem Beschäftigungsverhältnis
So sind etwa nur abhängige Beschäftigungsverhältnisse sozialversicherungspflichtig. Die sogenannte familienhafte Mitarbeit nicht. Die wird regelmäßig angenommen, wenn der Angehörige nur gelegentlich gegen Bezahlung aushilft und zudem keine angemessene Vergütung für die Arbeitsleistung erhält. Eine reguläre Beschäftigung liegt vor, wenn das Familienmitglied wie jeder andere Angestellte in den Betrieb eingegliedert ist, dem Weisungsrecht des Chefs unterliegt und vernünftig bezahlt wird. Er wird dann im Grunde anstelle eines fremden Angestellten tätig. Ein häufig gewähltes Modell ist, Kind oder Partner auf Minijob-Basis zu 450 Euro im Monat anzustellen.
Steuermodell: Wasserdichte Verträge mit Angehörigen aufsetzen
Dass die Angehörigen vergleichbar mit Fremden beim Unternehmen angestellt und tatsächlich tätig sind, ist auch wichtig, damit das Finanzamt die Betriebsausgaben anerkennt. Es sollte daher immer ein schriftlicher Arbeitsvertrag existieren, in dem alle wesentlichen Details geregelt sind: Aufgaben, Vergütung, Arbeitszeit, Kündigungsfristen et cetera. „Das angestellte Familienmitglied sollte außerdem unbedingt ein eigenes Girokonto haben und die Zahlungen als regelmäßige Überweisung erhalten“, rät Dr. Andreas Houben, Ressortleiter Produkte & Marketing bei der TARGOBANK. Das Finanzamt will im Zweifel aber nicht nur den Vertrag und Überweisungen sehen, sondern auch nachvollziehen können, dass der Angehörige wirklich gearbeitet hat. Hier hilft zum Beispiel, die Arbeitseinsätze schriftlich zu dokumentieren.