Im Auftrag öffentlicher Stellen zu arbeiten, hat so manchen Vorteil – zum Beispiel, dass das Risiko eines Zahlungsausfalls wegen Insolvenz des Auftraggebers praktisch gleich Null ist. Allerdings sind auf dem Weg zum Zuschlag einige Hürden zu nehmen. Schon ein kleiner Formfehler kann genügen, um ein für beide Seiten attraktives Angebot ungültig werden zu lassen.
Fast alle Aufträge, die Bund, Länder, Kommunen und kommunale Betriebe zu vergeben haben, müssen ausgeschrieben werden. Als Direktauftrag ohne Vergabeverfahren kann die öffentliche Hand lediglich Aufträge mit einem voraussichtlichen Wert von unter 1.000 Euro vergeben. Oberhalb dieser Schwelle kommt es zwangsläufig zu einem recht streng formalisierten Vergabeverfahren.
Veröffentlicht werden Ausschreibungen auf der Internetseite der Stelle, die den Auftrag vergibt. Sie sind aber auch über das nationale Portal bund.de und den dort verlinkten elektronischen Vergabeplattformen abrufbar. Um in der Vielzahl der Ausschreibungen die am besten passenden zu finden, muss man jedoch etwas Aufwand in eine systematische Recherche investieren. In vielen Bundesländern gibt es auch regionale Portale, und auch die Industrie- und Handelskammern bieten Hilfestellung.
Über einen Link gelangen die interessierten Unternehmen an die Vergabeunterlagen, die die Grundlage für die Abgabe eines Angebotes bilden. In einem ersten Schritt gilt es, die Anforderungen in diesen Unterlagen genau zu prüfen, um zu entscheiden, ob es aussichtsreich ist, ein Angebot zu erstellen. Fehlt einem bietenden Unternehmen eine Information für die Angebotserstellung, besteht die Möglichkeit, Rückfragen an die Vergabestelle zu richten. Die Antworten auf diese Fragen müssen auch allen anderen bietenden Unternehmen mitgeteilt werden.
Formale Fehler vermeiden
Die Vergabestelle prüft die eingegangenen Angebote zuerst rein formell. Um nicht hier schon aus dem Rennen geworfen zu werden, sind eine Vielzahl von Vorgaben zu berücksichtigen: Häufig werden Nachweise oder Erklärungen verlangt, die nur indirekt mit dem ausgeschriebenen Auftrag zu tun haben, beispielsweise eine Tariftreue-Erklärung oder die Versicherung, dass man nicht gegen das Arbeitsrecht verstoßen hat, der Steuerhinterziehung überführt wurde oder in einen Korruptionsfall verwickelt war.
Die meisten Dokumente, die einzureichen sind, bedürfen eines Stempels und einer Unterschrift. Das Kuvert, in dem sich das Angebot befindet, hat verschlossen und korrekt adressiert zu sein – insbesondere muss sich darauf die korrekte, von der ausschreibenden Stelle genannte Vergabenummer befinden.
Die unterschiedlichen Fristen beachten
Unbedingt einzuhalten sind alle angegebenen Fristen wie die zur Angebotsabgabe und die Zeit, wie lange man das Angebot aufrechterhalten muss, also die Bindefrist. Hier muss man im Blick haben, dass man erstens freie Kapazitäten einplant, um die Leistung im Falle eines Zuschlags – in der ebenfalls in der Ausschreibung genannten Ausführungsfrist – erbringen zu können, und dass zweitens in dieser Zeit keine Preisanpassungen mehr möglich sind.
Qualität und Preis geben den Ausschlag
Sind die formellen Hürden genommen, gilt es, durch Eignungsnachweise und Referenzen die Fähigkeiten des Betriebs zur Ausführung des Auftrags klar und übersichtlich darzulegen. Sie sind zusammen mit der Preisgestaltung entscheidend, um die Wirtschaftlichkeit des Angebots zu ermitteln.
Alle Preise müssen in den Unterlagen an der richtigen Stelle eingetragen und korrekt addiert sein, denn auch hier können bereits kleine Fehler das Angebot ungültig machen. Dabei kommt das niedrigste Angebot nicht automatisch zum Zuge, denn Verzerrungen durch Dumping wollen die öffentlichen Auftraggeber unterbinden. Daher werden Bieter mit einem auffällig niedrigen Preis, der deutlich unter allen anderen Angeboten liegt, oft aufgefordert, die „Auskömmlichkeit“ der Angebotssumme zu begründen.
Erst wenn alle formalen Vorgaben eingehalten, die Eignung für die Auftragsausführung nachgewiesen und der Preis plausibel ist, kann die Vergabestelle das „wirtschaftlichste“ Angebot bestimmen und den Zuschlag erteilen. Ist dies erst einmal geschehen, sind die Möglichkeiten hiergegen vorzugehen beschränkt und es gilt eine Vielzahl von juristischer Feinheiten zu berücksichtigen, die sich zum Teil nach dem Auftragsvolumen richten.