Steuern, Buchhaltung, Akquise: Im Alltag eines Selbstständigen bleibt kaum Zeit für die eigentliche Arbeit. Umso wichtiger ist es, sich gut zu strukturieren.
Die Deadline naht, das Telefon klingelt und der Steuerberater braucht dringend irgendwelche Unterlagen aus dem Vorjahr: Jeder Freiberufler oder Solo-Selbstständige kennt solche Situationen. Oft herrscht wochenlang Flaute und dann bricht eine Flut an Aufträgen und Anfragen über einen herein. Mit klugem Zeitmanagement kann es gelingen, selbst unter Stress noch alle Aufgaben fristgerecht zu erledigen. Doch die meisten Ratgeber aus der Projektorganisation berücksichtigen nicht, wie gravierend sich die Arbeitsabläufe, aber vor allem auch die Persönlichkeiten von Selbstständigen unterscheiden. Straffe Zeitvorgaben mögen dem einen dabei helfen, das Chaos zu bewältigen. Bei anderen verhindert aber genau diese enge Taktung, dass sie ihre Kreativität voll entfalten können.
Daher gilt: Bleiben Sie sich selbst treu. Dennoch gibt es Tipps, die jedem helfen können. Frei nach Philosoph Seneca: „Es ist nicht zu wenig Zeit, die wir haben, sondern es ist zu viel Zeit, die wir nicht nutzen.“
1. Priorisieren
Schreiben Sie eine Liste mit allen Dingen, die Sie erledigen müssen – am besten für den Tag, die Woche und den Monat. Natürlich kann diese Liste sich innerhalb von Minuten wieder ändern, aber das ist zweitrangig. Die ABC-Methode, ein Klassiker unter den Zeitmanagement-Tipps, sieht vor, diese Aufgaben in drei Kategorien einzuordnen. In Spalte A gehören die wichtigen Projekte mit Deadlines. Spalte B beinhaltet die weniger wichtigen Dinge und in Spalte C gehören Routinearbeiten wie die Buchhaltung, die man delegieren kann. Soweit die Theorie. Doch meist müssen Freiberufler und Solo-Selbstständige eh alles alleine machen und können B und C daher nur von Tag zu Tag schieben. Daher nutzen Sie diese Liste vor allem dazu, keine Aufgabe zu vergessen. Das beruhigt die Nerven.
2. Nein sagen
Dieser Tipp ist am schwersten umzusetzen. Denn gerade zu Beginn einer Selbstständigkeit nehmen die meisten Menschen verständlicherweise jeden Auftrag an. Doch oft verzetteln wir uns dabei oder geraten zu sehr unter Druck – zu Lasten der Qualität. Am Ende jubiliert zwar das Bankkonto, doch der Preis kann hoch sein und Sie verlieren langfristig einen Kunden. Daher gilt: Wägen Sie klug ab, was mit hohem Anspruch machbar ist. Ein Partner, mit dem Sie seit Monaten oder Jahren zusammenarbeiten, sollte immer Vorrang vor einem einmaligen Auftrag erhalten. Es hilft, bei mehreren Anfragen offen und ehrlich über Ihr Dilemma zu sprechen. Denn meistens sind viele Dinge gar nicht so eilig und Sie können sich auf einen späteren Termin einigen. Geht das nicht, lehnen Sie ab.
3. Bitte nicht stören
Die Prokrastination ist der größte Feind des Selbstständigen. Schnell mal die E-Mails checken, die Nachrichtenseite aufrufen oder mit der Mutter telefonieren: Die Vorteile der freien Zeiteinteilung können schnell ins Gegenteil umschlagen. Besser klappt es, wenn man alle Störquellen entfernt. Legen Sie das Handy zur Seite und sperren Sie bestimmte Seiten in Ihrem Browser. Hierbei helfen smarte Apps oder Programme wie SelfControl oder Freedom. Und wenn der Arbeitstag schon wieder rum ist, aber Sie wenig geschafft haben, nutzen Sie rescuetime. Die Software zeigt an, womit man am PC die ganze Arbeitszeit verbracht hat. Ein oftmals bitterer Augenöffner mit Langzeiteffekt.
4. Tomatenzeit
Multitasking als Selbstständiger ist selten eine gute Idee. Zwei Projekte parallel abzuarbeiten, geht immer zu Lasten der Qualität. Hier hilft die Pomodoro-Technik – eine bekannte Zeitmanagement-Methode aus den 1980er-Jahren. Entwickelt hat sie der Italiener Francesco Cirillo. Er nutzte eine kleine Küchenuhr in Tomatenform für seine Technik, daher der ungewöhnliche Name. Wie funktioniert sie? Anhand unserer Liste (siehe Punkt 1) kennen Sie die wichtigsten to-dos für den Tag. Nehmen Sie sich nun eine beliebige Aufgabe aus Spalte A und setzen Sie sich ein Zeitlimit – zum Beispiel 30 Minuten – und stellen Sie den Wecker. In dieser Zeit ist es wichtig, ausschließlich an der einen Aufgabe zu arbeiten. Sobald es klingelt, machen Sie fünf Minuten Pause. Für jede erfolgreiche Tomate setzen Sie einen Haken. Nach vier Häkchen gönnen Sie sich eine längere Ruhezeit und wechseln anschließend die Aufgabe.
5. Outsourcen
Gerade wenn das Geschäft noch nicht viel Profit abwirft, scheuen sich viele Selbstständige, Geld auszugeben. Das ist verständlich, dennoch kann es ratsam sein. Wer sich genervt durch die Buchhaltung quält oder stundenlang das Internet zu Steuertipps durchforstet, verschwendet wertvolle Zeit. Besser ist es, sich entsprechende Programme zu beschaffen oder gleich professionelle Dienstleister ins Boot zu holen. Wer den Steuerberater scheut, dem ist mit der kostenlosen Software EasyCash&Tax geholfen. So hat man jederzeit einen Überblick über Einnahmen und Ausgaben und verteilt lästige Arbeit übers ganze Jahr. Auch für bestimmte Aufträge kann es sich anbieten, auf das eigene Netzwerk zurückzugreifen oder externe Dienstleister zu engagieren. Das lässt Zeit für Ihre eigentliche Arbeit und gut für die Work-Life-Balance ist es allemal.