Ob in der Kasse oder auf dem Geschäftskonto: Wenn Firmen Geld einnehmen oder ausgeben, wird dies in der Regel durch das Ausstellen einer Rechnung veranlasst. Und die Quittung dokumentiert, dass die Zahlung für eine Leistung oder Ware auch erfolgt ist, vor allem bei Barzahlungen. So weit, so gut. Doch was bedeutet das ganz praktisch für die Buchhaltung einer Firma? Ist immer beides erforderlich oder kann man eine Rechnung auch als Quittung nutzen oder umgekehrt?
Rechnungen sind der Dreh- und Angelpunkt jeder Buchhaltung. Auf ihnen finden sich viele Angaben, die zur Gewinnermittlung, aber auch für die steuerliche Behandlung wichtig sind. Im Detail betrachtet sind für eine komplette Inlandsrechnung nach § 4 Abs. 4 UStG folgende Angaben nötig: Vollständiger Name und vollständige Anschrift des leistenden Unternehmers und des Leistungsempfängers, die Steuernummer oder die Umsatzsteueridentifikationsnummer des leistenden Unternehmers, das Ausstellungsdatum, eine fortlaufende einmalig vergebene Rechnungsnummer, Art und Umfang der erbrachten Lieferung oder Leistung, den Zeitpunkt der Lieferung oder sonstigen Leistung, den nach Steuersätzen oder Steuerbefreiungen aufgeteilten Nettobetrag, den Steuersatz und den Steuerbetrag. Im Fall einer Steuerbefreiung muss auf diese hingewiesen werden. Nur eine korrekt ausgestellte Rechnung mit Umsatzsteuerausweis kann den Leistungsempfänger zum Vorsteuerabzug berechtigen.
Rechnungen brauchen keine Unterschrift
Was nicht nötig ist, ist die sogenannte Schriftform: Das heißt, Rechnungen müssen nicht unterschrieben werden. Eine digital erstellte und versendete Rechnung ist einer postalisch versandten aus Papier rechtlich völlig gleichgestellt. Jedoch muss eine nachträgliche Änderung dieser Rechnung technisch ausgeschlossen sein.
Kleinunternehmer führen keine Umsatzsteuer ab und sind nicht zum Vorsteuerabzug berechtigt. Sie dürfen in ihren Rechnungen daher keine Umsatzsteuer ausweisen und müssen in der Rechnung darauf hinweisen. Der Leistungsempfänger kann keinen Vorsteuerabzug erhalten.
Während eine Rechnung dazu ausgestellt wird, um einen Kunden zur Begleichung einer Lieferung oder Leistung zu veranlassen, dient die Quittung als Beleg, dass ein Kunde diese Zahlung tatsächlich geleistet hat, die Rechnung also beglichen wurde. Insbesondere bei Barzahlungen sind Quittungen unverzichtbar. Bei Überweisungen können Kontoauszüge als Beleg einer geleisteten Zahlung herangezogen werden. Streng genommen gelten Kontoauszüge aber nicht als Quittung.
Kleinbetragsrechnung
Eine Rechnung, deren Gesamtbetrag 250 Euro nicht übersteigt, kann als Kleinbetragsrechnung mit weniger Mindestangaben ausgestellt werden. Es sind folgende Mindestangaben notwendig: vollständiger Name und vollständige Anschrift des leistenden Unternehmers, das Ausstellungsdatum, die Menge und die Art der gelieferten Gegenstände oder der Umfang und die Art der sonstigen Leistung, der Bruttobetrag, der anzuwendende Steuersatz oder im Fall der Steuerbefreiung ein Hinweis auf die Steuerbefreiung. Im Fall von unterschiedlichen Steuersätzen muss der Bruttobetrag nachvollziehbar auf die Steuersätze aufgeteilt werden.
Kunden haben Anspruch auf Quittung
Wer für eine Ware oder Dienstleistung Geld bar bezahlt, hat einen Anspruch darauf, dafür eine Quittung zu erhalten. Erst eine Quittung belegt einwandfrei, ob eine erbrachte Leistung oder eine gelieferte Ware tatsächlich auch bezahlt wurde – und macht damit die Unterlagen für die Buchhaltung vollständig. Im Gegensatz zur Rechnung ist hier die Unterschrift das Entscheidende – und zwar die des Zahlungsempfängers.
Gibt es auch den „Super-Beleg“ für alles?
Grundsätzlich sind Rechnung und Quittung also zwei Paar Schuhe. Aber: Beide können durch die Ergänzung weiterer Angaben zu ihrem jeweiligen Gegenstück erweitert werden.
Die Quittung gilt dann auch als Rechnung, wenn darauf zusätzlich die Pflichtangaben für eine Rechnung oder Kleinbetragsrechnung enthalten sind.
Eine Rechnung wiederum kann eine Quittung sein, wenn auf ihr ein Vermerk „Betrag erhalten“, eine Datumsangabe und die Unterschrift des Zahlungsempfängers enthalten sind. Es ist also durchaus möglich, Forderung und Zahlungsbeleg eines Geschäftsvorgangs auf ein und demselben Beleg zu dokumentieren. Ansonsten gilt: Rechnung und Quittung gemeinsam komplettieren die Unterlagen für die Buchhaltung.