Wenn der Inhaber unvermittelt schwer krank wird oder sogar verstirbt, ist Ordnung im Betrieb oftmals ein Fremdwort. Eine geordnete Nachfolge ist aber auch bei schweren Schicksalsschlägen möglich. Die wichtigsten Tipps für Ihr Unternehmen.
Oft gibt es keinen „Notfallkoffer“
Immer wieder verlaufen Unternehmensnachfolgen nicht planmäßig. Studien besagen, dass nur rund ein Drittel der kleineren und mittleren Betriebe ausreichende Vertretungsregelungen getroffen haben, die deutlich überwiegende Mehrheit der Befragten dagegen hat keinen „Notfallkoffer“ gepackt. In den nicht vorsorgenden Betrieben können die Folgen gerade im Fall von Tod und Krankheit verheerend sein. Sogar eine Insolvenz ist in diesen Fällen nicht ausgeschlossen. In vielen Fällen besteht sogar eine gesetzliche Verpflichtung dazu, ein Risikomanagement – zu dem auch die Vorsorge für den Ausfall des Unternehmers zählt – einzurichten. So steht es in § 91 Abs. 2 Aktiengesetz, das entsprechend anwendbar auf Gesellschaften mit beschränkter Haftung (GmbHs) ist; entsprechende Paragraphen gibt es auch im Handelsgesetzbuch für mittelgroße Gesellschaften. Größere Betriebe mit 20 Beschäftigten und mehr können davon also schnell betroffen sein. Nicht weniger wichtig: Zu Lebzeiten verbessern sich die Konditionen bei Kreditvergaben (Basel III) durch den Aufbau eines Risikomanagements deutlich. Zudem können Inhaber Kosten im Notfall vermeiden und die Planungssicherheit insgesamt stärken.
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1. Zugangsdaten
Generelle Zugangsdaten etwa Logins für E-Mail-Postfächer und Internetseiten sowie Passwörter für das Online-Banking.
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2. Physische Schlüssel
Übersicht zu den physikalischen Schlüsseln, beispielsweise für die Büroräume.
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3. Digitale Daten
Erläuterung, wie die IT im Fall eines Stromausfalls oder Datenverlustes wieder in den ursprünglichen Zustand versetzt werden kann.
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4. Betriebsabläufe
Übersicht zu den wichtigsten Betriebsabläufen.
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5. Spezialwissen
Erklärung, welches Spezialwissen bei welchen Personen abgerufen werden kann.
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6. Betriebsvermögen
Übersicht zu Softwarelizenzen, der Betriebsausstattung, zum Firmenvermögen (Bankverbindungen, Anlagevermögen, Darlehen, Grundstücke, Jahresabschlüsse), Versicherungen und zu den wesentlichen Verträgen (Gesellschaftsverträge, Kaufverträge, Leasing, Mietverträge, Kunden/Lieferantenverträge).
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7. Geschäftsunterlagen
Übersicht zu Vollmachten (Handlungsvollmacht/Kontovollmacht, Vertretungsregelungen), Handelsregisterauszüge, Geschäftsführungsordnungen.
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8. Kontaktdaten
Übersicht mit Adressdaten zu den Kunden, Gesellschaftern/Beiräten, Beratern oder sonstigen Vertrauten.
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9. Rechnungswesen
Übersicht über große offene Rechnungen und eventuelle Steuerrückstände.
Faustformel für die Nachfolgeplanung
Eng gekoppelt mit dem Risikomanagement, den Vertretungsregelungen und der Vorsorge-Thematik ist die Nachfolgeplanung. Inhaber sollten idealerweise fünf bis zehn Jahre bevor sie die Verantwortung abgeben möchten mit der Planung beginnen.
Unabhängig von der Nachfolgeplanung müssen jederzeit Notfallregelungen bestehen. Denn jeder Inhaber sollte vorsorglich die Handlungsfähigkeit seines Unternehmens für den Fall einer schweren Krankheit oder Tod sicherstellen. Dazu gehört die Ernennung eines Vertretungsberechtigten sowie die Bereitstellung der Zugangsmöglichkeiten zum Betrieb in physischer und digitaler Hinsicht, die Regelung der Unternehmensführung und Erbfolge, aber auch die Bewahrung des betrieblichen Wissens und der Identität eines Unternehmens.
Die Relevanz der Generalvollmacht
Die Grundfrage, die sich jeder Inhaber bei der Notfallplanung beantworten muss, lautet: Wem vertraue ich so sehr, dass ich ihm die Verantwortung übertragen kann? Aus der Beantwortung folgt die Bereitstellung des zentralen Dokuments, die Generalvollmacht, die sich zum Beispiel bei einem Unternehmerehepaar beide Partner gegenseitig ausstellen können. Gerade in kleinen Betrieben, mit manchmal nur einer Handvoll Beschäftigten, sollten die Inhaber frühzeitig Stellvertreter-Regelungen im Kollegenkreis aufbauen, die später als Nachfolger infrage kommen. Als Vertrauenspersonen werden häufig auch langjährige Freunde gewählt. Voraussetzung ist natürlich, dass diese über das entsprechende wirtschaftliche Verständnis und Knowhow verfügen. Auch der langjährige Steuerberater oder Rechtsanwalt kommt als Vertrauensperson infrage.
Weitere Vollmachten
Was sollte noch geregelt werden, damit es in Ihrem Geschäft notfalls auch einige Zeit ohne den Inhaber weiterläuft? Zuerst einmal sollten weitere Vollmachten erstellt werden: Privatvollmachten und Kontovollmachten sowie eine Handlungsvollmacht oder Prokura für den Stellvertreter. Eventuell sollte diese beim Anwalt hinterlegt werden, der sie erst herausgeben darf, wenn der vorher besprochene Fall X eintritt. Der Notfallkoffer sollte die notwendigen Informationen und Dokumente in aktueller Version beinhalten, im Normalfall eine Aufstellung aller Fristen, eine Adressliste der Kunden, Versicherungspolicen, Informationen zu Passwörtern und PINs, eine Schlüsselliste, eine Anleitung, wo die wichtigsten Geschäftsunterlagen zu finden sind, eventuell eine Vermögensaufstellung, ein Notfallplan mit den ersten Schritten und nicht zuletzt der Aufbewahrungsort von Testament, Gesellschaftervertrag und Patientenverfügung.
Wann ist ein Beirat sinnvoll?
Die bereits erwähnte Stellvertreter-Regelung sollte schriftlich fixiert werden und der Auserkorene selbstverständlich involviert sein. Wenn Firmen eine Größe von 15 Mitarbeitern aufwärts erreichen, ist es zusätzlich sinnvoll, einen Beirat einzurichten. Häufig übernehmen Vertrauenspersonen wie der Steuerberater und der Wirtschaftsprüfer ein Mandat, weiteren Sachverstand bringen nicht selten Unternehmer ein.
Wer ist ein Erbe?
An Dokumenten ist überdies zwingend ein Unternehmertestament zu erstellen, in dem geregelt ist, wie es mit der Familie und der Praxis weitergehen soll. Aber wer ist überhaupt der Erbe? Das Gesetz besagt: Ohne testamentarische Vorsorge sind neben einem etwaigen Ehegatten ausschließlich die leiblichen oder angenommenen Kinder erbberechtigt.
Hat der Inhaber keine Kinder, sind seine Eltern und in der Folge seine Geschwister erbberechtigt. Gibt es keine Geschwister, erbt die entferntere Verwandtschaft. Obacht: Pflichtteilsberechtigt sind ausschließlich der Ehegatte und die leiblichen Kinder. Wenn es keine leiblichen Kinder gibt, sind zusätzlich die Eltern des Verstorbenen neben dem Ehegatten pflichtteilsberechtigt.
Testament mit Gesellschaftsvertrag abgleichen
Weil in Deutschland aber Gesellschaftsrecht Vorrang vor dem Erbrecht hat, muss das Testament zwingend mit dem Gesellschaftsvertrag abgeglichen werden. Falls dies nicht geschieht, droht im schlimmsten Fall der Verlust der Beteiligung an der Gesellschaft. Ohne verbindliche Regelungen kann das Unternehmensvermögen leiden und Angehörige erhalten nicht die gewünschten Werte. Hier sollte man unbedingt einen Anwalt oder Notar um Rat fragen.
Unerlässlich ist auch die Erteilung von ausreichenden Vollmachten, etwa zu Bankkonten. Tatsächlich versäumen viele Inhaber, zu Lebzeiten für die Bankkonten im betrieblichen Bereich postmortale Vollmachten zu verschriftlichen. Die Folge: Die Angehörigen haben mit einer mangelnden Liquidität zu kämpfen, da der Zugriff auf die Konten oft ausgeschlossen ist, bis ein Erbschein ausgegeben wurde. Bis aber dieser erteilt wird, vergehen einige Wochen. Um diesen Fällen vorzubeugen, sollte der Inhaber eine ausreichende Liquidität jederzeit bereitstellen.
Aktualisieren? Aktualisieren!
Wo sollten nun diese Dokumente aufbewahrt werden? Der Aufbewahrungsort sollte den Erben bekannt und zugänglich sein. Ein Schließfach zum Beispiel ist ungeeignet, weil der Erbe erst nach dem Tod des Erblassers nach Vorlage eines Testaments oder Erbscheins Zugang erlangt.
Zudem sollten die Vollmachten in getrennten Safes aufbewahrt werden. Alternativ können sie auch bei einem Notar hinterlegt werden. Unabdingbar ist es auf jeden Fall, die Dokumente regelmäßig zu aktualisieren und zu überarbeiten.