Bauholz direkt aus Polen beziehen, spezielle Auto-Ersatzteile in Italien einkaufen – oder ein Dach für einen Immobilienverwalter in Frankreich decken: Grenzüberschreitende Geschäfte sind für Handwerksbetriebe schon lange nichts Exotisches mehr, zumal der EU-Binnenmarkt die internationale Zusammenarbeit leichter gemacht hat. Dabei gibt es einige Besonderheiten zu beachten, etwa im Hinblick auf die Umsatzsteuer.
In Deutschland beginnt sie mit dem Länderkürzel „DE“ und weist danach eine Kolonne von neun Ziffern auf – ganz gleich ob GmbH, GbR oder AG, fast jedes Unternehmen hat eine sogenannte Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, kurz: UStID. Nur wer sich als Kleinunternehmen von der Umsatzsteuer befreien lässt, benötigt sie nicht. Warum ist die UStID eigentlich so wichtig, wer hat einen Nutzen davon – und was müssen Firmenleitungen und Buchhaltungen dabei beachten? Wer sämtliche Geschäfte, also auch die Waren von Lieferanten, bezogene Leistungen und die eigenen Dienstleistungen und Waren nur im heimischen Bereich anbietet, benötigt hierfür nicht mehr als die vom Finanzamt ausgegebene reguläre Steuernummer.
Was sind innergemeinschaftliche Lieferungen?
Doch auch wenn Handwerksbetriebe in der Regel meist auf ihr unmittelbares regionales Umfeld ausgerichtet sind, ist es nicht selten, dass Rohstoffe und Waren jenseits der Landesgrenzen eingekauft werden – umgekehrt werden Kunden auch außerhalb Deutschlands beliefert oder es wird bei ihnen etwas montiert, gebaut oder repariert. Bei diesen grenzüberschreitenden Geschäften sind die EU-Länder mit weitem Abstand am wichtigsten. Man spricht dann von sogenannten innergemeinschaftlichen Lieferungen.
Mit dem Besitz einer gültigen UStID können Lieferungen und Leistungen im EU-Binnenmarkt umsatzsteuerfrei abgerechnet werden, wenn das Partnerunternehmen im jeweiligen EU-Land gleichfalls über eine UStID verfügt. Denn das Prinzip der UStID gibt es in jedem EU-Land. Grundlage hierfür ist das sogenannte Reverse-Charge-Verfahren. Während eine deutsche Firma an Privatkunden im EU-Ausland eine Rechnung über den Nettobetrag plus gesetzlicher Umsatzsteuer ausstellt und diese an sein örtliches Finanzamt abführt, greift bei gewerblichen Kunden eine andere Regelung: Hierbei wird die Umsatzsteuer in der Rechnung nicht ausgewiesen und daher auch nicht an das Finanzamt in Deutschland abgeführt.
Unterschiedliche Umsatzsteuersätze in der EU
Stattdessen zahlt das Unternehmen, das die Rechnung empfangen hat, der ausstellenden Firma den Nettobetrag und seiner eigenen Steuerbehörde den in seinem Land geltenden Umsatzsteuerbetrag. Der Vorteil: Der Umsatzsteuersatz bleibt für die Unternehmen immer der gleiche – und muss nicht jeweils auf die im Land der Geschäftspartner geltenden Sätze angepasst werden. Denn die Umsatzsteuer beträgt in anderen Ländern stets entweder mehr oder weniger als die in Deutschland geltenden 19 Prozent – in Dänemark etwa 25 Prozent, in Luxemburg nur 17 Prozent. In den meisten EU-Ländern bewegt sich der Normalsatz der Umsatzsteuer im Bereich von 20 bis 22 Prozent.
Die UStID dient vor allem dazu, diese innergemeinschaftlichen Lieferungen für die Steuerbehörden transparent und nachvollziehbar zu machen. Wichtig ist, dass in den grenzüberschreitenden Rechnungen beide UStID angegeben sind – die des Rechnungsausstellers und die des Rechnungsempfängers. Dabei genügt es jedoch nicht, die UStID des ausländischen Geschäftspartners nur aufzuführen, man muss deren Gültigkeit zuvor vom Bundeszentralamt für Steuern (bzst.de) bestätigen lassen. Auch ein Hinweis auf das anzuwendende Reverse-Charge- Verfahren muss im Rechnungstext enthalten sein. In Deutschland haben die Unternehmen in ihrer monatlichen oder vierteljährlichen Umsatzsteuervoranmeldung diese Geschäfte dem Finanzamt zu melden. Die UStID können Unternehmen direkt bei Firmengründung vom Finanzamt erhalten oder nachträglich kostenlos beim Bundeszentralamt für Steuern beantragen.