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© sutlafk - iStock

Viele Freiberufler, Selbstständige und Kleinunternehmern sind auf ihr Auto angewiesen – ob Kundentermine, Warentransporte oder Messebesuche: Ohne den fahrbaren Untersatz kommen viele Geschäfte einfach nicht ans Laufen. Fast immer kommt der Wagen aber nicht nur im Job, sondern auch im Privatleben zum Einsatz. Welche Kosten von der Steuer abgesetzt werden können, hängt dabei vor allem davon ab, ob das Fahrzeug zum Betriebs- oder zum Privatvermögen gehört. Die wichtigsten Fragen:

1. Wann ist der Pkw Betriebsvermögen?

Das hängt von der konkreten Nutzung ab. Sind mehr als 50 Prozent der Fahrten betrieblich veranlasst, zählt er automatisch zum Betriebsvermögen. Machen die „Jobfahrten“ weniger als zehn Prozent aus, gehört der Wagen zum Privatvermögen. Und bei einem Anteil zwischen 10 und 50 Prozent darf sich der Nutzer zwischen Privat- und Betriebsvermögen entscheiden.

 

2. Was lässt sich absetzen, wenn der Wagen zum Betriebsvermögen gehört?

Letztlich alle Kosten, die mit dem Pkw und dessen Nutzung zusammenhängen:

  • Anschaffungskosten (Abschreibung)
  • Leasingraten
  • Finanzierungszinsen
  • Steuern, Versicherungen und Maut
  • Reparaturen und Wartungen
  • Tankrechnungen
  • Autoreinigung
  • TÜV- und HU-Untersuchungen

Nicht absetzbar sind dagegen Buß- und Verwarngelder!

Darüber hinaus kann der Umsatzsteueranteil des Wagens als Vorsteuer anerkannt werden – der Freiberufler profitiert dann also von Nettopreisen.

 

3. Was akzeptiert der Fiskus, wenn der Wagen zum Privatvermögen gehört?

Dann kann der Selbstständige generell alle betrieblich veranlassten Fahrten absetzen. Ohne einen weiteren Nachweis über die individuellen Kosten akzeptiert der Fiskus dabei pauschal 30 Cent pro gefahrenem Kilometer.

Eine Alternative ist die sogenannte Vollkostenkalkulation: Der Nutzer ermittelt penibel all seine Ausgaben rund um das Auto (siehe Frage 2) und teilt die Gesamtsumme anschließend durch die im Jahr gefahrenen Kilometer. Daraus ergibt sich dann seine individuelle Kilometerpauschale. Beispiel: Leasingraten, Versicherung, Benzin und Werkstattrechnungen eines Grafikers summieren sich auf 12.600 Euro im Jahr und er ist 30.000 Kilometer gefahren. Dann liegt seine Kilometerpauschale bei 42 Cent. Wichtig: Seine Ausgaben muss er bei dieser Methode nachweisen können. Hierzu genügt es aber in der Regel, die tatsächlichen Kosten einmalig während eines ganzen Kalenderjahres zu erheben.

Als Beleg für die Anzahl seiner Geschäftsfahrten reicht ein vereinfachtes Fahrtenbuch. Hier trägt der Nutzer Datum, Ziel und Zweck der Reise, Namen des Geschäftspartners und die zurückgelegten Kilometer ein.

 

4. Wann muss der Selbstständige die Privatnutzung versteuern?

Immer dann, wenn der Wagen zum Betriebsvermögen zählt. Nutzt der Selbstständige den Geschäftswagen zu mehr als 50 Prozent betrieblich, darf er sich aussuchen, ob er zur Ermittlung des Privatanteils ein ausführliches Fahrtenbuch nutzt oder die 1-Prozent-Regelung: In diesem Fall wird monatlich 1 Prozent des Listenpreises plus Kosten für Sonderausstattung und Umsatzsteuer als fiktive Betriebseinnahme angerechnet.

 

5. Worauf ist beim Fahrtenbuch zu achten?

Beim Fahrtenbuch ergibt sich der zu versteuernde Privatanteil aus folgender Formel: Die Gesamtausgaben für das Auto werden mit der Anzahl der privat gefahrenen Kilometer multipliziert und anschließend durch die Gesamtkilometer geteilt. [Gesamtausgaben für das Auto * privat gefahrene Kilometer / Gesamtkilometer]

Wichtig ist, das Fahrtenbuch sehr penibel, lückenlos und zeitnah zu führen. Auch darf es nachträglich nicht veränderbar sein. Damit scheiden zum Beispiel Excel-Listen aus.

Folgendes muss bei jeder Fahrt aufgelistet sein:

  • Datum der Reise
  • Start und Ziel der Reise
  • Tachostände bei Beginn und Ende der Reise
  • Anlass der Reise mit Namen des aufgesuchten Geschäftspartners.

Nutzt der Selbstständige den Wagen zwischen 10 und 50 Prozent betrieblich, hat er keine Wahl bzgl. des Nachweises: Er muss ein Fahrtenbuch führen.

 

6. Wann ist ein Fahrtenbuch günstiger als die 1-Prozent-Regel?

Der Aufwand für ein Fahrtenbuch zahlt sich unter anderem aus, wenn

  • der Pkw nur in geringem Umfang zu Privatfahrten genutzt wird.
  • der Listenpreis des Pkw sehr hoch ist.
  • der Wagen schon älter und bereits abgeschrieben ist.
  • das Auto gebraucht gekauft worden ist.
  • die Fahrleistung und die laufenden Kosten niedrig sind.