Ganz gleich ob privater, gewerblicher oder öffentlicher Kunde – bevor man den Zuschlag für einen Auftrag erhält, muss dargelegt werden, mit welchen Kosten zu rechnen ist. In der Regel genügt dazu ein Kostenvoranschlag – für manche Auftraggeber, etwa bei öffentlichen Ausschreibungen, müssen aber förmliche Angebote abgegeben werden. Was ist allgemein zu beachten und welche Besonderheiten gibt es?
Sowohl der Kostenvoranschlag als auch ein Angebot haben den Zweck, Auftraggeber darüber zu informieren, wie teuer eine Baumaßnahme, Installation, Reparatur oder sonstige Handwerker-Dienstleistung voraussichtlich wird. Dazu gehört, dass der Umfang des Aufwands an Zeit und Material so genau wie möglich kalkuliert wird. Damit gestalten sich Kostenvoranschläge häufig detaillierter als Angebote, in denen unter Umständen einfach eine Pauschalsumme angeführt wird. Während ein Kostenvoranschlag grundsätzlich als unverbindlich gilt, ist ein Angebot stets verbindlich. Das heißt, ein Kunde kann sich darauf verlassen, dass er für einen ausgeführten Auftrag nicht mehr zahlen muss, als im Angebot vereinbart wurde. Nur wenn ein Angebot ausdrücklich als »freibleibend« bezeichnet wird, kann dies die Bindungswirkung aufheben. Handwerker, die spätere Preisabweichungen nicht ausschließen möchten, sollten trotzdem noch einmal auf die Unverbindlichkeit ihres Kostenvoranschlags hinweisen. Dazu ist es ratsam, auf objektive Gründe für mögliche Kostenänderungen – wie Preisschwankungen bei den benötigten Materialien oder Waren – zu verweisen. Auch nachträgliche Änderungs- und Erweiterungswünsche des Kunden können natürlich Grund für eine Verteuerung sein.
Abweichungen frühzeitig mitteilen
Bemerkt der Handwerker im Zuge der Auftragserfüllung, dass die Kosten höher sein werden, als im Kostenvoranschlag angenommen, muss er dies dem Kunden frühzeitig mitteilen. Eine Kostenüberschreitung von 10 bis 20 Prozent bezeichnet man als »unwesentlich« und ist in der Regel vom Kunden zu akzeptieren. Bei »wesentlichen«, also noch höheren Kostenüberschreitungen steht dem Kunden allerdings ein Sonderkündigungsrecht zu.
Verbindliche Kostenvoranschläge
Umgekehrt ist es jedoch auch möglich, einen verbindlichen oder garantierten Kostenvoranschlag abzugeben. Während der Nachteil darin besteht, dass man einen gegebenenfalls entstehenden Mehraufwand selbst tragen muss, liegt der Vorteil darin, dass das sichere Gefühl eines Kostendeckels Kunden leichter zur Auftragsvergabe motivieren kann. Letztlich kann sich dies auch aus betriebswirtschaftlicher Sicht lohnen. Denn alle Schritte zur Auftragserteilung, einschließlich der Vorbesprechung der Kosten mit dem Kunden, bedeuten unternehmerischen Aufwand. Auch die Erstellung des Kostenvoranschlags selbst bedeutet einen Arbeitsaufwand für den Betrieb, der oft unterschätzt wird.
Dies wirft die Frage auf, ob es nicht gerechtfertigt ist, sich Kostenvoranschläge vergüten zu lassen. Während das Bürgerliche Gesetzbuch dies im Regelfall nicht vorsieht, ist es gleichwohl nicht untersagt, sofern zuvor ausdrücklich darauf hingewiesen wird und der Kunde damit einverstanden ist. Kostenvoranschläge in Rechnung zu stellen, ist überall dort sinnvoll, wo es unsicher ist, ob der Auftrag überhaupt zustande kommt – etwa bei einer aufwändigen Reparatur eines Gegenstands von niedrigem Wert – oder wenn im Kostenvoranschlag eine wesentliche eigene planerische Leistung enthalten ist – etwa zur individuellen Anfertigung und Errichtung eines Geräteschuppens.
Zu einem kulanten Geschäftsgebaren gehört es, das gegebenenfalls vereinbarte Entgelt für einen Kostenvoranschlag bei Auftragserteilung mit dem Endpreis zu verrechnen beziehungsweise zu erlassen. Angebote sind dagegen immer kostenlos. Auf jeden Fall sollten Kostenvoranschläge und Angebote stets den Hinweis enthalten, wie lange die aufgeführten Kosten gültig sind. Schließlich kann es eine ganze Reihe von Faktoren geben, die den Preis verändern – nicht nur der Einkauf von Waren und Material. Beschränkt man die Gültigkeitsdauer beispielsweise auf 14 Tage, bleiben solche Änderungen in der Regel in einem überschaubaren Rahmen.