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Viel Aufwand für beschränkten Nutzen oder unverzichtbares Management-Tool? Was Unternehmensinhabern die betriebswirtschaftliche Auswertung (BWA) bringen kann.

Gerade viele kleine Betriebe  sind so organisiert, dass es keine spezialisierte kaufmännische Leitung gibt – diese Verantwortung wird in der Regel vom Inhaber oder der Geschäftsführung zusammen mit den operativen Aufgaben wahrgenommen. Umso wichtiger ist es, grundlegende methodische Hilfestellungen zu nutzen, um die Firma wirtschaftlich stets auf einem guten Kurs zu halten.

Eines der wichtigsten Instrumente hierfür ist die BWA, die einen guten Überblick über die aktuelle ökonomische Situation des Unternehmens erlaubt. So wie ein Navi Auskunft über die Position eines Fahrzeugs gibt, zeigt die BWA an, wo das Unternehmen gerade wirtschaftlich steht. Die BWA wird in der Regel monatlich erstellt und bietet eine aktuelle und übersichtliche Darstellung der Ertrags- und Aufwandsituation sowie der Vermögenslage des Betriebs. Das Anfertigen einer BWA ist grundsätzlich freiwillig, es gibt keine gesetzliche Verpflichtung, sie zu erstellen.

In der Aktualität nicht zu toppen

Gute Gründe für eine regelmäßig erstellte BWA gibt es aber sehr wohl: Durch sie kann ein Betrieb schnell auf Veränderungen in der Finanzlage reagieren und rechtzeitig Maßnahmen ergreifen, um beispielsweise Kosten zu senken oder die Liquidität zu verbessern. Da die letzte jährliche Bilanz oder Gewinn-Verlustrechnung oft bereits etliche Monate alt sind, ist eine BWA in Sachen Aktualität nicht zu überbieten. Insbesondere Banken legen darauf wert, wenn es etwa um die Vergabe eines größeren Kredits geht.

Unternehmen, die buchführungspflichtig sind, verfügen grundsätzlich über die Voraussetzungen, eine BWA zu erstellen. Konkret benötigt der Betrieb hierzu verschiedene Daten aus der Finanzbuchhaltung. Dabei ist BWA nicht gleich BWA – es gibt eine Vielzahl von Erstellungsmethoden, die zum Teil nach Branche oder Rechtsform des Unternehmens ausgerichtet sind. Steuerberatungen können eine für den Betrieb geeignete BWA-Form empfehlen.

Buchungen müssen vollständig und aktuell sein

Für kleinere und mittlere Betriebe lässt sich zur Beurteilung der wirtschaftlichen Leistungsfähigkeit die Einbeziehung dieser Posten in die BWA empfehlen: Umsatzerlöse; Rohertrag; Kosten wie etwa Personal, Material, Betriebsstätte; Zinsen; Ergebnis vor Steuern sowie die Steuern selbst.

Liest man eine nach diesem Schema erstellte BWA aufmerksam, ist sofort zu erkennen, wie gut (oder mäßig) der Betrieb im vergangenen Monat gewirtschaftet hat – und ist so in der Lage, schnell zu reagieren. Voraussetzung für die Aussagekraft der BWA ist allerdings die vollständige und aktuelle Buchung aller relevanten Geschäftsvorgänge im Betrieb.

Kontinuität ist Trumpf

Noch hilfreicher als die Betrachtung einer einzelnen BWA ist die Kontinuität regelmäßig erstellter Überblicke: Denn der Monatsvergleich, also wie sich bestimmte Kennzahlen über eine gewisse Zeit entwickelt haben, lässt oft klarer erkennen, in welche Richtung der Betrieb unterwegs ist, als eine bestimmte Kennzahl isoliert an einem bestimmten Datum zu betrachten. Eine gute Orientierung bietet darüber hinaus der Vorjahresvergleich, den man natürlich auch Monat für Monat ziehen kann. Hat man sich für das laufende Jahr finanzielle Zielmarken gesetzt, ermöglicht die BWA außerdem einen aussagekräftigen Vergleich des Soll-Wertes mit dem Ist-Wert.

Selbermachen oder Einkaufen?

Es gibt eine Vielzahl an benutzungsfreundlicher Finanz-Software, mit der das Anfertigen einer BWA kein „Hexenwerk“ mehr ist. Der Vorteil: Man ist im Erstellungsprozess selbst aktiv und daher noch direkter am Ball. Auch dafür, die BWA von einer Steuer- oder Unternehmensberatung anfertigen zu lassen, gibt es gute Gründe. Die Zeitersparnis ist dabei nicht das Hauptargument. Vielmehr bemerkt der Blick eines Externen manchmal Auffälligkeiten, die einem selbst nicht ohne Weiteres klar geworden wären.

Ob intern oder extern erstellt: Auf ein funktionierendes Navi – wie es die BWA sein kann – sollte kein Inhaber oder Geschäftsführer beim Steuern eines Betriebs verzichten.